¿Para qué sirve una orden de carga?

qué es una orden de carga

Orden de carga

Si trabajas en el sector del transporte, seguro que conoces las órdenes de carga. Pero si no estás tan familiarizado con el tema te habrás preguntado seguramente qué es una orden de carga o qué es una orden de transporte.

Las órdenes de carga u órdenes de transporte son documentos que se utilizan en todos los trabajos de compra venta de cargas por carretera. Pero leamos a continuación una definición más amplia:

Una orden de carga es un documento contractual que especifica el trabajo a realizar por un operario de transporte. En él se define la carga a transportar,  otros aspectos asociados a ella y toda la información de las empresas implicadas.

En otras palabras, podríamos decir que la orden de carga u orden de transporte es el contrato de servicios para el transporte de mercancías por carretera.

Principales características orden de carga

La orden de carga u orden de transporte es un documento imprescindible antes de emprender cualquier trabajo de carga. Es por esto que debemos tener en cuenta varios aspectos relacionados con ella:

  • ¿Quién realiza la orden de carga? Es la empresa cargadora, aquella que tiene la mercancía a transportar, la que debe realizar este documento.
  • El transportista o empresa de transporte puede rechazar una orden según sus propias razones.
  • Pero una vez que el documento sea aceptado por la parte ofertante del servicio (el transportista), se genera un contrato vinculante entre ambas partes.
  • No existe un documento tipo para las órdenes de transporte. Cada empresa puede generar un formato propio. No obstante todos los documentos han de incluir unos datos mínimos:

Datos de la empresa cargadora.
Datos de la empresa que transportará la mercancía.
Información sobre la carga.
Información sobre la descarga.

  • Se trata de un documento válido para operaciones de transporte de carga, tanto nacionales como internacionales.

[Foto orden de carga]

¿Cómo se genera una orden de carga?

Como mencionábamos anteriormente son las empresas cargadoras las encargadas de generar este documento. Generalmente se hace a través de programas que tienen las propias empresas, o bien manualmente.

En WebTrans  contamos con un sistema propio para que puedas generar las órdenes de carga de forma  sencilla, rápida y sin inversiones adicionales.  Te explicamos cómo utilizarlo:

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Una vez hayas publicado tu oferta de carga en el sistema, y hayas encontrado comprador para la misma, esta tendrá que ser confirmada.

Una carga puede ser confirmada por el comprador, estableciendo un precio desde nuestro sistema, o bien, una vez se haya acordado la cantidad mediante otras vías, podrás confirmar tú mismo, como empresa cargadora, desde el sistema de gestión GTS de WebTrans.

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Cuando la carga esté confirmada, deberás acceder al apartado «Órdenes de carga», que encontrarás en el menú «Servicios»–> GTS

sistema de gestión WebTrans

Desde esa página, podrás clicar en «Cargas vendidas», elegir la que desees y asignar una orden de carga.

 

cargas vendidas¡Y listo! Solo tendrás que rellenar el formulario, que incluso podrás personalizar con tu logo, y enviar directamente, sin necesidad de papeles, el documento de orden de carga al transportista.

Ventajas de automatizar las órdenes de carga

 

Como comentábamos anteriormente, estos documentos pueden hacerse y enviarse manualmente. Pero, sistemas que los generen automáticamente como el de WebTrans, pueden traer múltiples ventajas ;

Tick Ahorro de tiempo y costes; Poder enviar y generar una orden de carga desde el mismo sistema donde has publicado tu oferta, no solo te ahorra tiempo, de cambiar de una aplicación a otra, si no que, solo necesitarás invertir en una aplicación.

Tick Personalización; desde el sistema de WebTrans, podrás personalizar tu documento, añadiendo tu logo, firma e incluso tus condiciones generales de contratación.

Tick Seguridad; Al tenerlo todo centralizado, no correrás ningún riesgo de fraude o pérdida de documentos.

Tick Seguimiento de tu mercancía en tiempo real; así es, una vez realizada la orden de carga desde WebTrans, tendrás la posibilidad de hacer el Tracking de las mismas mediante GPS.

¿Quieres probar cómo funciona? Accede a nuestro sistema gratuitamente durante 14 días, y comprueba tú mismo las ventajas de la digitalización y automatización de los procesos del sistema logístico.

 

4 problemas habituales en el sector logístico y de transporte ¡ Y cómo solucionarlos!

logístico transporte

El sector de la logística y el transporte es uno de los pilares fundamentales de la sociedad de consumo actual.

Igualmente el incremento de las ventas en e-commerce hacen que el transporte sea un sector indispensable para muchas empresas.

WebVan

Como podemos ver en la imagen anterior, desde que un producto se fabrica hasta que llega al punto de venta o distribución pasa por varias etapas cuidadosamente programadas por los operadores logísticos. Pero… ¿qué pasa si hay algún problema en una de estas etapas?

A continuación te mostramos 4 de los problemas más habituales en el sector y, por supuesto,  ¡cómo solucionarlos!

1. Errores documentales

Las gestiones diarias de transporte y logística requieren de una gran cantidad de documentación, sobre todo si se trata de transporte internacional.

Aduanas, contratos, albaranes, cartas de porte, facturas….Son solo algunos ejemplo de los papeles a tener en regla para poder efectuar un trabajo adecuadamente.

Los fallos más comunes que podemos encontrar a la hora de su gestión es la pérdida de alguno de ellos durante el viaje, o los errores a la hora de su cumplimentación.

La principal solución a esto es la digitalización. Recibir o enviar los documentos de manera online además de agilizar el trabajo, puede evitar su pérdida, ya que todo se registra de manera automática.

Para ello, hoy en día existen innumerables sistemas de gestión online para el sector del transporte o TMS que integran toda la funcionalidad para la cumplimentación de la documentación de las empresas de transporte y logística en una sola plataforma.

2. Contratar transporte informal

El sector del transporte por carretera está formado en un porcentaje muy elevado por empresas pequeñas y, generalmente, transportistas que trabajan por cuenta ajena.

Estos últimos poseen algunas ventajas sobre las agencias de transporte, como por ejemplo, la flexibilidad, sin embargo en algunas ocasiones pueden suponer un riesgo, al no poder contar con la suficiente información sobre quien realizará nuestro porte.

Para evitar estos inconvenientes y poder asegurar que nuestra mercancía llegará a su destino en tiempo y forma, una buena solución es buscar transportistas en bolsas de carga.  En WebTrans, por ejemplo, validamos a todas las empresas abonadas, por lo que podrás encontrar transportistas cuidadosamente verificados y obtener toda la información necesaria sobre ellos antes de realizar el transporte desde nuestro directorio de miembros o utilizando algunos de nuestros servicios de verificación, como es WebInform.

3. Impagos

La morosidad en el sector del transporte es uno de los grandes problemas a los que se enfrentan hoy en día las empresas.

Aunque la legislación vigente en muchos países europeos indica que el plazo máximo de pago de facturas se sitúa entre los 30 o 60 días, la realidad es que estos se incumplen en una gran  parte de los casos.

Este problema suele presentar difícil solución, puesto que los seguros que ofrecen algunas plataformas de carga, solo funcionan ofreciendo una intermediación en la gestión de cobro.

Sin embargo, desde hace algún tiempo, en WebTrans contamos con un servicio de adelanto del cobro de facturas . A través de este servicio las empresas que realicen el trabajo de transporte, podrán anticipar el pago de sus facturas a 48 horas, evitando así asumir costes por adelantado.

como funciona el anticipo del cobro de facturas de webtrans

4. No confirmar horarios con los clientes

Tener un control de la mercancía es uno de los aspectos que más preocupan a la los operadores logísticos, ya que se deben cumplir cuidadosamente los plazos.

Las fechas de carga y descarga pueden no cumplirse debido a infinidad de imprevistos. Esto suele crear incertidumbre y en muchas ocasiones pérdidas de tiempo y dinero.

Para solucionarlo una de las mejores alternativas es utilizar un sistema de tracking por parte del transportista. Esto no solo aportará garantía a la empresa cargadora, si no que generará confianza con el transportista que ofrece además un mejor servicio a sus clientes.

 

¿Y vosotros?,  ¿conocéis algún otra problema en el sector? ¿Cómo lo solucionáis? ¡Déjanoslo en los comentarios! y no dudes en practicar alguna de las soluciones que te proponemos.

Factura electrónica en el sector del transporte

factura electronica

La factura electrónica se trata de un documento digital que sustituye a la factura tradicional que se imprime en papel. Actualmente su uso está muy extendido en muchos sectores, debido sobre todo al incremento del e-commerce, sin embargo el sector del transporte parece que se resiste a su uso.

Según diversos estudios, solo el 1% de las empresas logísticas hacen uso actualmente de las facturas electrónicas.

Sin embargo su utilización puede suponer grandes beneficios para las empresas del sector, tanto en ahorro de costes como en agilidad.

 ¿Por qué utilizar la factura electrónica?

Usar la factura electrónica  puede llegar a suponer para las empresas logísticas y de transporte un gran ahorro, no solo de costes sino también de tiempo.

  •  Ahorro en costes; durante los procesos de compra venta que se ejecutan en las diversas fases del trabajo de transporte, se generan múltiples facturas. Esto acarrea gastos de papelería, impresión, mensajería e incluso almacenamiento.  

Con la factura electrónica estos costes se reducen prácticamente a cero, pues todo queda almacenado de manera online y el proceso de envío y gestión se lleva a cabo a través de emails o plataformas especializadas.  

  •  Ahorro de tiempo; las facturas electrónicas se generan de manera automática e instantánea. En muchas ocasiones con un simple clic el documento se genera con todos los datos necesarios. Del mismo modo el envío y recepción se producen de manera instantánea.

En el caso de los sistemas o plataformas para generar facturas electrónicas, una vez que los datos del cliente hayan quedado registrados, solo habrá que introducir el importe de la factura, y el sistema se ocupa de calcular el resto.

Envía facturas electrónicas instantáneamente

  • Mayor control documental; atrás quedan las montañas de documentos agolpados en carpetas y estanterías. Por medio de la digitalización guardar las facturas y tenerlas a mano siempre que sean necesarias es un proceso muy ágil y sencillo.

Además la automatización puede evitar errores en el proceso de generación y envío y dejará siempre un rastro que ayudará a localizar posibles fugas de capital.

 

¿Cómo hacer una factura electrónica en el sector del transporte?

Las primeras facturas electrónicas se generaban por medio de hojas de cálculo o documentos de Word.  Sin embargo, actualmente existe gran cantidad de aplicaciones y programas con la única finalidad de automatizar este trabajo.

Si nos centramos en el sector del transporte, nos encontramos con sistemas de gestión integrados dentro de bolsas de carga que, entre sus servicios incluyen la generación y envío inmediato de facturas de manera digital. Este es el caso de WebTrans.

A través del sistema de gestión (GTS) de la  bolsa de cargas de WebTrans, puedes generar y enviar facturas a tus clientes y proveedores de manera inmediata con solo un clic.

¿Aún no utilizas un sistema de facturación electrónico?

Después de conocer las grandes ventajas que supone para tu empresa la utilización de la factura electrónica, comienza a sustituir la manera tradicional de facturación por las nuevas tecnologías así ahorrarás en tiempo y costes.

Además, utilizando este sistemas ¡estarás colaborando a salvar el medio ambiente con la reducción del uso de papel! Cuéntanos, ¿has probado ya la facturación Online?

Tacógrafo inteligente ¿Sabes qué es y cómo funciona?

tacógrafo inteligente

Seguro que de sobra conoces ya el tacógrafo, pues es imprescindible para el trabajo por carretera. Además de ser obligatorio, supone un componente esencial en el control del trabajo de los transportistas y por lo general, su mal uso lleva consigo cuantiosas multas.

Este pequeño aparato se instala en los vehículos, y registra datos sobre la conducción, así como la actividad del conductor. Kilómetros recorridos, velocidad, hora o los polémicos períodos de descanso, son un ejemplo de los registros que quedan guardados.

Su uso obligatorio se implantó en enero del año 2006, y desde entonces ha pasado por varias transformaciones. Desde el primero, llamado analógico, pasando por el digital y llegando al tacógrafo inteligente, cuyo uso será obligatorio para todos los transportistas en los próximos años, y que sin duda supondrá una gran optimización del trabajo.

¿Qué es y cómo funciona el tacógrafo inteligente?

Se trata de un nuevo sistema de control, que, si bien recogerá la misma información que los tacógrafos habituales, lo hará de manera más precisa. Para ello utilizará las nuevas tecnologías puestas a su alcance para tal fin.

De acuerdo con lo acordado por la Unión Europea en el 2018, a partir del 15 de junio de 2019 estos nuevos aparatos deberán instalarse en todos los vehículos nuevos, y tendrán que estar presentes en todas las flotas a finales de 2024.

Muchos aseguran que este sistema va a traer consigo diversas mejoras para los conductores, pero, ¿sabes realmente en que consistirán?

Evitará paradas

Hasta ahora, para realizar las verificaciones pertinentes en los tacógrafos se requería la inmovilización del vehículo  durante el tiempo que esta durase, lo que suponía en muchas ocasiones retrasos en las rutas.

Con la integración de este nuevo sistema estos problemas desaparecerán, ya que tendrá integrado GPS y el sistema de navegación por satélite Galileo.

 

gps system

Con él las autoridades podrán «leer» los datos necesarios para el control de los viajes de manera remota, hasta una distancia de 200m, y en tiempo real.

Facilitará la previsión de las rutas

Estos nuevos aparatos no solo serán beneficiosos para las autoridades, también agilizaran el trabajo a los transportistas.

En este aspecto, gracias a la nueva tecnología que incorporan, se podrán , por ejemplo, pagar peajes telematicos por adelantado o reservar plazas de aparcamiento en zonas conectadas.

 ¿Qué opinas sobre este nuevo sistema?

Desde que se informó de este nuevo sistema ha habido diferentes opiniones al respecto, tanto positivas como negativas.

Nosotros creemos que cualquier avance que suponga una mejora en la optimización del trabajo y la vida del transportista siempre es bienvenida. No obstante todo cambio trae consigo una gran labor y puede que los comienzos sean difíciles.

Pero ¡todo es adaptación! y seguro que poco a poco estos nuevos métodos de trabajo estarán integrados en el día a día del sector.

Pronto esperamos poder ampliar información sobre estos nuevos tacógrafos inteligentes. Y a ti, ¿qué te parece este nuevo sistema? ¡Cuéntanoslo!

 

¿Cómo reducir riesgos en almacenes?

Warehouse risks

¿Has tenido alguna vez algún problema en el almacén? ¿Lograste identificarlo? En este post te hablaremos acerca de cómo reducir riesgos en almacenes.

Requisitos fundamentales

Para empezar, hay una serie de requisitos que tiene que cumplir cualquier tipo de almacén industrial:

  • Iluminación y ventilación correcta.
  • Fácil acceso a los ventiladores.
  • Señalización detallada y correcta.
  • Salidas de emergencia bien señalizadas y libres de obstáculos.
  • Disposición de vías exclusivas para personas.
  • Reducción  cruces de pasillo.
  • Si eres una empresa, no llegar al punto de que los trabajadores tengan que intuir un problema, y anteponerse.

Riesgos que se pueden dar

Los riesgos siempre van precedidos por un error o una equivocación, por ello hay una serie de factores que están estrechamente ligados con estos riesgos

  • La forma de manipulación de ciertos productos (automatizada o normal).
  • Características del propio almacén y sus espacios (interior y exterior).
  • La limpieza del almacén.
  • El orden de los productos.
  • El producto y sus características: tamaño, peso, tipo, etc.

Tipos de accidentes que pueden suceder

Nos podemos encontrar con varios tipos de accidentes que pueden suceder como:

  • Caídas al mismo nivel de personas o de objetos.
  • Caída a un nivel distinto (objetos o personas).
  • Derrumbre o desplome.
  • Choques o golpes con objetos móviles/inmóviles.
  • Atropellos.
  • Atrapamiento.
  • Cortes.
  • Contacto con electricidad sin protección.
  • Incendios.
  • Explosiones.
  • Congelación.

Elevador

Acciones para reducir los riesgos en almacenes

Además de los requisitos anteriores si queremos la seguridad de los almacenes en todos los sentidos (personas, estanterías, infraestructuras…), tenemos que llevar a cabo una serie de acciones a modo de mantenimiento:

  • Distribución y diseño adecuado de estanterías.
  • Reporte y control de estanterías dañadas y análisis de las mismas.
  • Tener protocolos de actuación preparados conjuntamente.
  • Realizar inspecciones externas de manera regular, como la ITE (Inspección Técnica de Estanterías).
  • Marcar bien las zonas peatonales, separando entre personas y máquinas.
  • Personal formado. Y si no lo está, encargarse de concienciarlo y explicarle acerca de todos los riesgos existentes.
  • Incrementar la atención cuando se tratan de sustancias peligrosas.

[bctt tweet=»¿Quieres saber qué medidas tomar para que tu almacén no corra peligro? Lee este post #logistica #almacen » username=»webtranses»]

En conclusión, vemos que una buena planificación y estrategia puede evitar y reducir todo tipo de riesgos en el almacén. Si te gustaría conocer cuales son las tendencias que marcarán el 2019 pincha aquí.

Si te ha gustado este post no olvides compartirlo en tus redes sociales, muchas gracias por tu tiempo y hasta la próxima.

10 Tendencias que mejorarán la logística en 2019

paquetes

Acabamos de empezar 2019, pero ya tenemos claro cuáles van a ser las tendencias que marcarán este año dentro del sector de la logística. Probablemente algunas tengan más desarrollo e importancia que otras, pero cada una mejorará la logística aportando su granito de arena.

Indice de tendencias en la logística 2019

  1. Inteligencia Artificial (IA)
  2. Robotización
  3. Internet de las cosas (IoT)
  4. Big data y almacenamiento en la nube
  5. Última milla
  6. Nuevas formas de entrega
  7. Drones
  8. Operaciones sin errores y cliente satisfecho
  9. Sostenibilidad y transporte más eficiente
  10. Evolución del Comercio Internacional

1- Inteligencia Artificial (IA)

Además de instalarse en los diversos ámbitos de la vida de las personas, la Inteligencia Artificial se puede aplicar en distintas áreas de la cadena de suministro. Por ejemplo en la carretera, se pueden automatizar las tareas mejorando así la toma de decisiones.

El punto fuerte de la IA es que tiene aprendizaje automático, por lo que se encuentra en una optimización continua: por ejemplo, programar viajes para los mejores momentos, y en las mejores rutas.

 

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2- Robotización

No estamos hablando del futuro, es algo que ya podemos ver en el presente. Para aumentar la seguridad, la eficiencia y tiempo, y que el humano consiga desvincularse por completo de las tareas menos productivas, peligrosas y con margen de error,

También un hecho importante la especialización en el sector logístico, algo que impulsará aún más las soluciones. Aunque la cara B de este punto, es que, si se avanza en la automatización, supondrá en una drástica reducción de plantilla.

 

3- Internet de las cosas (IoT)

La conexión que pueden tener la multitud de dispositivos para hacerlo entre ellos hoy en día puede llegar a ser muy interesante por todas las opciones que ofrece. Esto reduciría costes operativos y ofrece una mayor visibilidad en el seguimiento del transporte.

Hasta día de hoy cada vez más empresas deciden adoptar alguna de las soluciones IoT.

Movil conectado a google

4- Big data y almacenamiento en la nube

Aportaría una gran cantidad de información y valor, para así traducirlo en mejoras a nivel personal y profesional. Con el análisis de estos datos, se podrían lograr hasta predicciones de la demanda, mejorar la eficiencia, reducción de tiempos de entrega, etc.

En cuando al almacenamiento en la nube, cada vez se está perdiendo más el »miedo» al uso de este tipo de plataformas porque cuenta con las siguientes ventajas:

  • Conectividad y comunicación interna.
  • Inventario y precios en tiempo real
  • Personalización e integración

La única desventaja de todo esto es la dependencia de conexión a internet.

5- Última milla

Por si no lo sabes  la última milla es el nombre que recibe el proceso final logístico de entregar el pedido de una tienda online a su comprador. Esto es un gran desafío ya que los márgenes cada vez son más limitados, y las nuevas empresas y alternativas de reparto están haciendo más presión.

Aunque uno de los problemas que va a tener que combatir la última milla son las restricciones de tráfico y la alta contaminación.

[bctt tweet=»Échale un vistazo a las 10 tendencias que marcaran el sector #logistico y del #transporte » username=»WebtTransES»]

6- Nuevas formas de entrega

  • Entregas en taquilla: espacios reservados para taquillas donde puedes encontrar en espacios públicos, donde se puede depositar un pedido.
  • Entrega colaborativa: hay empresas que se dedican a facilitar medios para que los usuarios puedan gestionarse ellos mismos pedidos locales mediante aplicaciones móviles.
  • Entregas de noche: el porcentaje de entregas fallidas en este horario suele ser muy bajo, además el tráfico suele ser escaso.

Amazon lockers

7- Drones

La regulación internacional sobre el uso de drones se aprobará este año, e impulsará a los drones para tener un rápido crecimiento del sector. Los drones pueden sobrevolar a una altura de 100 metros con la capacidad de acceder a cualquier sitio y espacio.

Uno de los pocos inconvenientes que tendría es el desembolso económico necesario para poder preparar infraestructuras que permitan gestionar el uso de los mismos.

Recordemos que además de la logística, el uso de drones como herramienta puede ser muy variado, desde resolución de urgencias, inspección de turbinas eólicas, cosechas en la agricultura…

dron repartidor

8- Operaciones sin errores y cliente satisfecho

Está aumentando la tendencia de los ‘pedidos perfectos’. Mezclado todo lo que hemos comentado anteriormente de los avances de la logística, nuevas formas de entrega, IoT, robotización, entre muchos otros factores, se está encaminando a una cadena de suministro cada vez más segura y precisa.

Lo que desemboca en un cliente contento y satisfecho con su pedido.

9- Sostenibilidad y transporte más eficiente

La contaminación medio ambiental es algo que no deja de avanzar y gran parte de la sociedad ya conoce esto, por lo que las regulaciones serán probablemente más restrictivas de cara a los vehículos y a su desplazamiento.

Por ejemplo, en las ciudades esto llevará a que se busquen soluciones para la pequeña paquetería, al igual que nuevas estrategias y métodos de distribución.

10- Evolución del Comercio Internacional

Hoy en día estamos encontrando dos posturas políticas, por un lado podemos ver el »proteccionismo» y por otro la consolidación de bloques comerciales ya que se están haciendo acuerdos y pactos comerciales a nivel internacional.

Un ejemplo ya conocido es la guerra por ganar la batalla del comercio mundial entre EEUU y China.

Avión

En conclusión estas son las tendencias que creemos que marcarán nuestro 2019, ¿Piensas que pueda haber otra más? Déjanoslo en los comentarios o en las redes sociales. Muchas gracias por tu tiempo y hasta la próxima.